Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und in der Convayo-Anwendung, soweit wir über Zwecke und Mittel entscheiden, ist:

Jonathan Oehmke (Convayo)
Bruchfeld 87
47809 Krefeld
Deutschland
E-Mail: hallo@convayo.de

Für alle Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter hallo@convayo.de. Ein Datenschutzbeauftragter ist nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht benannt, da die Voraussetzungen nicht vorliegen.

2. Wer ist wofür verantwortlich?

Convayo ist eine Plattform, mit der unsere Kundinnen und Kunden (Brautpaare, Privatpersonen, Vereine, Unternehmen – nachfolgend „Gastgeber“) Veranstaltungen planen und Gäste einladen. Daraus ergeben sich zwei Rollen:

• Wir sind Verantwortlicher für die Website, Kundenkonten, Anmeldung, Bestellungen und Abrechnung, Support, Sicherheit, das Anbieter-Netzwerk sowie für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten.
• Der Gastgeber ist Verantwortlicher für die Daten, die er zu seiner Veranstaltung erhebt – insbesondere Gästelisten, Antworten, Menü- und Allergieangaben, Anreise, Fotos und Nachrichten. Insoweit verarbeiten wir die Daten nur in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. Plant eine Privatperson ausschließlich eine persönliche oder familiäre Feier, kann die DSGVO für sie nach Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO nicht anwendbar sein; wir behandeln die Daten trotzdem mit derselben Sorgfalt.

Wenn Sie als Gast Fragen zu den Daten einer bestimmten Veranstaltung haben, wenden Sie sich bitte an den Gastgeber. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an den Gastgeber weiter und unterstützen ihn. Ihre Daten bei allen Einladungen können Sie außerdem jederzeit selbst unter „Mein Zugang“ exportieren und löschen.

3. Aufruf der Website und Hosting

Bei jedem Aufruf verarbeitet unser Hosting-Dienstleister technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Statuscode, Browser und Betriebssystem (User-Agent) sowie die zuvor besuchte Seite. Die Daten dienen der Auslieferung der Website, der Stabilität und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer und funktionsfähiger Betrieb). Eine Zusammenführung mit anderen Daten zu Profilen findet nicht statt.

Website und Anwendung werden über die Plattform Lovable Cloud betrieben. Die Auslieferung erfolgt über das Netzwerk der Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA; Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher stellt die Supabase, Inc., USA, bereit. Mit diesen Dienstleistern bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Zur Übermittlung in Drittländer siehe Ziffer 12.

4. Kundenkonto und Anmeldung

Für ein Kundenkonto verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen (sofern angegeben), Spracheinstellung, Zugehörigkeit zu Bereichen und Rollen sowie Zeitpunkte der Anmeldung. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort über einen sechsstelligen Code, den wir Ihnen per E-Mail senden; der Code ist zehn Minuten gültig. Zum Schutz vor Missbrauch protokollieren wir bei der Anforderung eines Codes die IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), für die Missbrauchsabwehr Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Anmeldung mit Google: Wenn Sie „Mit Google anmelden“ wählen, werden Sie zu Google weitergeleitet. Google übermittelt uns – vermittelt über den Anmeldedienst von Lovable – Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Ihr Profilbild. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für die Verarbeitung bei Google gilt dessen Datenschutzerklärung. Die Anmeldung per E-Mail-Code steht Ihnen jederzeit als Alternative offen.

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst unter „Mein Konto → Datenschutz“ löschen und Ihre Daten dort als Datei exportieren.

5. Gäste und Teilnehmende

Gäste brauchen kein Konto. Sie öffnen ihre Einladung über einen persönlichen Link mit einem zufälligen, nicht erratbaren Schlüssel oder melden sich unter „Meine Einladungen“ mit einem Code an, den wir an ihre E-Mail-Adresse senden. Für diese Anmeldung speichern wir ein Sitzungs-Cookie (24 Stunden für eine einzelne Veranstaltung, 7 Tage für alle Einladungen).

Welche Angaben erhoben werden, legt der Gastgeber fest – typischerweise Name, E-Mail-Adresse, Antwort (Zusage/Absage), Begleitpersonen, Haushalt, Menüwahl, Ernährungs- und Allergieangaben, Anreise und Unterkunft, Beiträge (z. B. Umfragen, Ideen, Mitbringlisten) sowie Nachrichten. Insoweit handeln wir als Auftragsverarbeiter des Gastgebers (siehe Ziffer 2).

Allergien und Ernährung: Angaben zu Allergien und Unverträglichkeiten können Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO sein. Sie werden nur erhoben, wenn der Gastgeber das Feld nutzt, und sind nur für den Gastgeber und sein Team sichtbar. Der Gastgeber ist dafür verantwortlich, eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO – in der Regel Ihre ausdrückliche Einwilligung durch die freiwillige Angabe – sicherzustellen. Sie können Angaben jederzeit leer lassen oder ändern. Lädt der Gastgeber einen Dienstleister ein (z. B. den Caterer), sieht dieser zu Allergien, Unverträglichkeiten und Ernährung ausschließlich zusammengefasste Anzahlen, nie Namen, Tische oder andere Angaben, die Rückschlüsse auf einzelne Gäste erlauben.

Kinder: Gastgeber können Kinder als Haushaltsmitglieder ohne eigene E-Mail-Adresse führen (Name, Altersgruppe, Menüwahl). Kinder erhalten keinen eigenen Zugang.

Ihre Daten selbst löschen: Unter „Mein Zugang“ können Sie Ihre Angaben bei allen Einladungen, die zu Ihrer E-Mail-Adresse gehören, sofort löschen. Name, E-Mail-Adresse, Anreise-, Bank- und Dokumentangaben werden dabei entfernt; übrig bleibt für den Gastgeber nur ein anonymer Eintrag, damit seine Zahlen und Abrechnungen stimmen.

6. Funktionen im Einzelnen

• Öffentliche Anmeldung und Warteliste: Bei öffentlichen Veranstaltungen erheben wir Name und E-Mail-Adresse und bestätigen die Anmeldung über einen Link (Double-Opt-in). Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir die IP-Adresse; unbestätigte Anmeldungen und die IP-Adressen löschen wir nach spätestens sieben Tagen.
• Tickets und Einlass: Tickets enthalten eine Ticketnummer und einen QR-Code. Beim Einlass werden Zeitpunkt und einlassende Person gespeichert. Der Scanner nutzt die Kamera Ihres Geräts nur nach Ihrer Freigabe im Browser; die Bilder werden auf dem Gerät ausgewertet und nicht übertragen.
• Gemeinsame Kosten (Freunde & Familie): Ausgaben, Aufteilungen und Ausgleichszahlungen sind für die Beteiligten der Veranstaltung mit Namen sichtbar. Hinterlegt eine Person IBAN, Kontoinhaber, einen PayPal.me-Namen oder eine Swish-, MobilePay- oder Vipps-Nummer, sehen diese Angaben nur die Personen, die ihr Geld schulden. Geld wird nicht über Convayo übertragen. Ein PayPal.me-Link öffnet die Seite von PayPal; dort gilt die Datenschutzerklärung von PayPal.
• Fahrgemeinschaften: Kontaktdaten werden anderen erst angezeigt, nachdem die fahrende Person die Mitfahrt bestätigt hat.
• Fotogalerie (Hochzeit): Das Paar und eingeladene Gäste können Fotos hochladen. Fotos von Gästen sind für das Paar und alle eingeladenen Gäste der Hochzeit sichtbar; eigene Fotos des Paares erscheinen erst, wenn das Paar sie freigibt. Gäste können ihre eigenen Fotos jederzeit löschen, das Paar alle Fotos. Je Gast sind höchstens 50, je Hochzeit höchstens 1.000 Fotos möglich. Fotos werden beim Hochladen auf Ihrem Gerät verkleinert. Sechs Monate nach dem Hochzeitsdatum löschen wir die Galerie automatisch; das Paar wird vorher erinnert und kann alle Fotos herunterladen.
• Hochzeitsplanerin / Hochzeitsplaner: Arbeitet ein Paar mit einer Planerin oder einem Planer zusammen, erhält diese Person im vereinbarten Umfang Zugriff auf die Planungs- und Gästedaten. Das Paar kann die Verbindung jederzeit beenden.
• Angebote und Rechnungen (Wedding Planner): Arbeitet ein Paar mit einer Planerin oder einem Planer zusammen, kann diese Person Angebote und Rechnungen über Convayo senden. Nimmt das Paar ein Angebot an, speichern wir Zeitpunkt, Namen und Rechnungsanschrift sowie den Zahlungsplan; die Raten erscheinen im Budget des Paares. Rechnungsempfänger und Verantwortlicher für diese Daten ist der Planner; Convayo verarbeitet sie in seinem Auftrag und nimmt keine Zahlungen entgegen.
• Ansicht für Dienstleister (Hochzeit): Das Paar oder seine Planerin bzw. sein Planer kann Dienstleistern (z. B. Fotograf, DJ, Caterer, Location) einen persönlichen Link schicken. Der Dienstleister braucht kein Konto und sieht nur, was das Paar freigibt: Namen des Paares, Datum und Orte, die ihm zugeordneten Programmpunkte, den öffentlichen Ablauf, Ansprechpartner des Tages, ein Briefing des Paares sowie zusammengefasste Zahlen (Anzahl der Gäste, Kinder, Menüwahl, Ernährungsformen und Allergien). Gästelisten, Kontaktdaten von Gästen, Fotos und Antworten einzelner Gäste sieht der Dienstleister nicht. Der Link ist bis 14 Tage nach der letzten Feier gültig und kann jederzeit zurückgezogen werden. Wir speichern, wann der Link zuletzt geöffnet wurde.
• Regiebuch und Helfer (Hochzeit): Das Paar kann Helferinnen und Helfer (z. B. Trauzeugen, Familie) mit Name, Rolle sowie optional E-Mail-Adresse und Telefonnummer anlegen und ihnen Aufgaben im Ablauf zuordnen. Helfer erhalten einen persönlichen Link ohne Konto, sehen ihre Aufgaben, den öffentlichen Ablauf und die Ansprechpartner des Tages und können ihre Aufgaben als erledigt markieren; das Paar sieht diesen Stand. Hat ein Helfer eine E-Mail-Adresse, erinnern wir ihn am Hochzeitstag kurz vor seinen Aufgaben per E-Mail. Der Link ist bis 14 Tage nach der letzten Feier gültig.
• Wunschzettel und Hochzeitskasse (Hochzeit): Das Paar kann Wunschziele anlegen und dafür seine Bankverbindung (Kontoinhaber, IBAN), einen PayPal.me-Namen oder eine Swish-, MobilePay- oder Vipps-Nummer hinterlegen. Diese Angaben sehen nur eingeladene Gäste über ihren persönlichen Link; sie erscheinen nicht in Linkvorschauen und nicht in Suchmaschinen. Convayo nimmt kein Geld an, leitet keines weiter und sieht keine Zahlungen. Gäste können freiwillig angeben, dass und in welcher Höhe sie beigetragen haben, und einen Gruß hinterlassen; diese Angaben sieht nur das Paar. Zeigt das Paar den Fortschritt eines Ziels an, sehen Gäste nur den Gesamtstand, nie Namen oder Beträge anderer Gäste. Das Paar kann außerdem erhaltene Geschenke in einer Dankesliste festhalten.
• Dankesnachricht nach der Hochzeit: Das Paar kann Gästen, die zugesagt haben, eine Dankesnachricht per E-Mail schicken oder als Karte drucken. Sie kann ein vom Paar ausgewähltes Foto und einen Link zur Galerie enthalten sowie – nur wenn das Paar es für einen Haushalt bestätigt – einen persönlichen Dank für ein Geschenk, ohne Betrag.
• Teilen per WhatsApp: Die Schaltfläche „Per WhatsApp teilen“ öffnet WhatsApp mit einem vorbereiteten Text. Daten werden erst übertragen, wenn Sie in WhatsApp selbst senden; dort gilt die Datenschutzerklärung von WhatsApp.
• Google Wallet: Speichern Sie ein Ticket in Google Wallet, werden die Ticketdaten (Veranstaltung, Name, Ticketnummer) an Google übermittelt. Das geschieht nur auf Ihren Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Kartenlinks: Gibt der Gastgeber einen Link zu einem Kartendienst an, öffnet dieser erst auf Ihren Klick. Karten werden nicht eingebettet.

7. Anbieter-Netzwerk

Dienstleister können ein Profil mit Angeboten anlegen. Nach unserer Freigabe sind Profilname, Beschreibung, Angebote, Preisangaben, Einsatzgebiet, Bilder und Bewertungen öffentlich sichtbar; Kontaktdaten des Anbieters zeigen wir nicht öffentlich an. Fragt ein Veranstalter an, erhält der Anbieter nur die dafür nötigen Angaben (Anlass, Datum, Ort, ungefähre Personenzahl, Nachricht und Kontakt) – keinen Zugriff auf Gästelisten oder andere Planungsdaten. Bewerten kann nur, wer den Anbieter über Convayo angefragt hat. Für das Anbieter-Netzwerk sind wir Verantwortlicher (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

8. Bestellungen und Zahlungen

Bei einer Bestellung verarbeiten wir Rechnungsname, Anschrift, E-Mail-Adresse, ggf. Firma und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das gekaufte Produkt, Beträge und Zahlungsstatus. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer prüfen wir bei Bedarf manuell. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuer- und handelsrechtliche Pflichten).

Die Zahlung wickelt die Mollie B.V., Keizersgracht 126, 1015 CW Amsterdam, Niederlande, ab. Mollie verarbeitet die für die gewählte Zahlungsart erforderlichen Daten (z. B. Kontoverbindung oder Kartendaten) als eigener Verantwortlicher bzw. als Zahlungsdienstleister im Sinne des Zahlungsdiensterechts und führt dabei auch Betrugsprüfungen durch. Wir erhalten von Mollie nur den Zahlungsstatus und Angaben zur Zahlungsart, keine vollständigen Kartendaten.

9. E-Mails

Wir versenden ausschließlich E-Mails, die zur Nutzung gehören: Anmeldecodes, Einladungen und Erinnerungen im Auftrag des Gastgebers, Bestätigungen, Rundschreiben des Gastgebers an seine Gäste, Hinweise zu Aufgaben und Fristen, Team-Einladungen, Links für Dienstleister und Helfer sowie Erinnerungen am Hochzeitstag im Auftrag des Gastgebers, Dankesnachrichten des Paares an seine Gäste, eine einmalige Glückwunsch-E-Mail an das Paar zum ersten Hochzeitstag (abbestellbar), Anfragen im Anbieter-Netzwerk sowie Rechnungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei E-Mails im Auftrag des Gastgebers dessen Rechtsgrundlage. Einen Werbe-Newsletter versenden wir nicht.

Für den Versand nutzen wir den E-Mail-Dienst der Plattform Lovable Cloud. Zur Nachvollziehbarkeit protokollieren wir Empfänger, Art und Zustellstatus der E-Mails. Möchten Sie keine E-Mails zu einer Veranstaltung mehr erhalten, können Sie absagen, sich an den Gastgeber wenden oder uns schreiben; wir sperren Ihre Adresse dann für weitere E-Mails dieser Art.

10. Cookies und Speicherung im Browser

Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies und keine Dienste Dritter ein, die Ihr Nutzungsverhalten auswerten. Wir speichern nur, was für die von Ihnen gewünschte Nutzung unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), etwa Ihre Anmeldung, Ihren aktiven Bereich und Ihre Sprache. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich. Die vollständige Liste steht in der Cookie-Übersicht. Schriften laden wir von unserem eigenen Server, nicht von Google.

11. Empfänger

Personenbezogene Daten erhalten nur:

• unsere Dienstleister als Auftragsverarbeiter: Lovable (Hosting-Plattform, E-Mail-Versand, Anmeldedienst), Cloudflare, Inc. (Auslieferung, Schutz vor Angriffen), Supabase, Inc. (Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher),
• Mollie B.V. für Zahlungen (siehe Ziffer 8) und Google Ireland Limited bei Anmeldung mit Google oder Nutzung von Google Wallet,
• innerhalb einer Veranstaltung: der Gastgeber und sein Team, soweit es die Funktion vorsieht, auch andere Gäste (z. B. Namen bei geteilten Kosten), sowie vom Gastgeber eingeladene Dienstleister und Helfer im vom Gastgeber freigegebenen Umfang (Ziffer 6),
• Behörden, Gerichte, Steuerberater oder Rechtsanwälte, soweit wir gesetzlich verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbezwecke weiter.

12. Übermittlung in Drittländer

Wir achten darauf, dass Daten möglichst im Europäischen Wirtschaftsraum verarbeitet werden. Einige Dienstleister (Lovable, Cloudflare, Supabase) haben ihren Sitz in den USA oder greifen von dort auf Daten zu. Eine Übermittlung erfolgt auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) mit ergänzenden Schutzmaßnahmen. Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

13. Speicherdauer

• Anmeldecodes: zehn Minuten gültig, Löschung einen Tag nach Ablauf.
• Gast-Sitzungen: 24 Stunden bzw. 7 Tage; danach ungültig.
• Kundenkonto: bis Sie es löschen. Bei der Löschung werden Bereiche, die nur Ihnen gehören, mit allen Veranstaltungen und Gästedaten gelöscht.
• Veranstaltungs- und Gästedaten: bis der Gastgeber sie löscht, die Veranstaltung löscht oder sein Konto löscht. Gastgeber können eine automatische Anonymisierung nach einer frei wählbaren Frist nach der Veranstaltung einstellen. Gäste können ihre Daten jederzeit selbst löschen (Ziffer 5).
• Fotogalerie (Hochzeit): sechs Monate nach dem Hochzeitsdatum; ist kein Datum festgelegt, bis das Paar die Fotos löscht.
• Links für Dienstleister und Helfer: gültig bis 14 Tage nach der letzten Feier; die zugehörigen Angaben (Briefing, Zuordnungen, Erledigt-Status) bleiben Teil der Veranstaltungsdaten und werden mit ihnen gelöscht.
• Hochzeitskasse und Dankesliste: bis das Paar sie löscht oder mit den übrigen Veranstaltungsdaten.
• Rechnungen und Buchungsbelege: bis zu zehn Jahre nach Ende des Kalenderjahres (§ 147 AO, § 257 HGB). Diese Daten bleiben auch nach einer Kontolöschung erhalten, sind dann aber für die Nutzung gesperrt.
• Protokolle zu Sicherheit und E-Mail-Versand: so lange, wie es für Sicherheit, Nachweis und Fehlersuche erforderlich ist; wir löschen sie regelmäßig, spätestens nach zwölf Monaten.
• Versandprotokolle von Dankes- und Jahrestag-E-Mails: wie die übrigen E-Mail-Protokolle, spätestens nach zwölf Monaten.
• Sicherungskopien: Gelöschte Daten verschwinden aus den Sicherungskopien unseres Dienstleisters mit deren regulärem Ablauf.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Eine formlose Nachricht an hallo@convayo.de genügt. Viele Rechte können Sie auch direkt selbst ausüben: Datenexport und Kontolöschung unter „Mein Konto“, als Gast unter „Mein Zugang“.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf.

15. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Für ein Konto und für Bestellungen benötigen wir die als Pflichtfeld markierten Angaben; ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen. Darüber hinaus sind Angaben freiwillig. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

16. Datensicherheit

Wir schützen Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen, insbesondere verschlüsselte Übertragung (TLS), Zugriffsbeschränkungen auf Datenbankebene je Bereich und Rolle, Anmeldung ohne Passwort mit kurzlebigen Codes, zufällige und gehashte Zugangsschlüssel für Gäste, getrennte Sichtbarkeit interner Inhalte und Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge.

17. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung, die eingesetzten Dienste oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.